Il ruolo del servizio Catering nel settore congressuale

Tra il servizio di Catering e il servizio al Ristorante, che differenze fondamentali ci sono?

La sfida maggiore è quella riguardante la logistica. Al ristorante tutto è a portata di mano e logicamente disposto. Nei servizi catering invece la realtà è diversa e bisogna essere in grado di sapersi adattare agli spazi, agli orari e alle esigenze del committente. Il tutto poi varia da evento a evento e in base alla location scelta. Inoltre, ogni cliente ha le proprie priorità organizzative e solitamente non è il servizio catering nelle prime posizioni. Malgrado ciò, la prestazione del Catering rimane prioritaria nella riuscita dell’evento. Per noi la sfida principale è quella di assicurare disponibilità e dinamicità al fine di garantire la flessibilità necessaria all’adattamento immediato. Il tutto senza compromettere il livello che ci prefiggiamo e che il cliente si aspetta da noi. Nel caso di eventi all’aperto, le sfide sono maggiori ma rappresentano grandi opportunità di continua crescita ed apprendimento al di fuori del mondo prettamente legato alla pura ristorazione. Grazie alla nostra organizzazione ed esperienza, siamo comunque in grado di garantire un servizio esterno pari a quello svolto internamente al nostro locale.

Dario Ranza, Chef, e Loris Meot, Chef 

Quali sono le difficoltà e le competenze chiave di un Catering?

Le difficoltà maggiori sono legate agli spazi ridotti che solitamente vengono dedicati ai nostri servizi da parte dei committenti. Talvolta questo succede anche all’interno dell’ampio centro congressuale dove sovente gli organizzatori posizionano vari stand espositivi, limitando gli spazi a noi riservati e rendendo più difficoltoso il transito del personale di servizio. La struttura è però ben attrezzata e per noi, giocando “in casa”, i catering all’interno di Palazzo dei Congressi (PCL), sono relativamente agevoli e meno complessi, permettendoci il facile reperimento di materiali anche all’ultimo momento.

Pensando invece ad altre strutture quali l’Asilo Ciani e particolar modo a Villa Ciani, il tutto diviene più complesso a causa dell’assenza o delle dimensioni ridotte degli spazi operativi (cucina, office). Questo implica una gestione logistica più complicata a dipendenza della tipologia di evento richiesto. Sono inoltre da tenere in considerazione anche le dinamiche relative ai trasporti, al mantenimento delle temperature delle derrate alimentari e alle tempistiche allungate per eventuali rifornimenti. Il tutto va ulteriormente a complicarsi in caso di brutto tempo.

Nonostante ciò il nostro obbiettivo principale è quello di rendere il cliente soddisfatto e di suscitare delle emozioni, andando quindi a sormontare eventuali difficoltà. Punti critici ci sono o possono esserci, ma noi siamo sempre determinati a trovare le soluzioni al fine di poter svolgere il tutto al meglio. La capacità di adattamento e problem-solving sono requisiti fondamentali nell’eventistica e grazie all’esperienza e ad uno staff consolidato e professionale possiamo ritenerci fortunati ad aver raggiunto un livello dove garantiamo eccellente qualità e ottime prestazioni.

Federica Cattaneo, Coordinatrice Eventi

Quale è stato l’evento più complesso che ha lasciato il segno?

A PCL l’evento indubbiamente più impegnativo è senz’altro stato l’Ukraine Recovery Forum, non tanto per il numero di partecipanti, ma per la concomitanza di servizi sparsi su tutta l’area (PCL, Villa Ciani, il nostro locale e il Parco Ciani). I partecipanti erano suddivisi in due gruppi: i grandi numeri e le delegazioni ufficiali per le quali erano necessarie misure di protocollo e di sicurezza. L’evento prevedeva quindi proposte e servizi diversi, in location differenti, ma serviti in contemporanea. È stata quindi necessaria la presenza di più coordinatori sul posto al fine di poter seguire in tempo reale tutti i servizi.

La sera, erano previsti simultaneamente sia la Cena di Gala nel nostro locale che una cena itinerante all’interno di Parco Ciani per 1'200 persone. Purtroppo le condizioni meteorologiche instabili hanno tenuto in stand-by fino all’ultimo i furgoni carichi di provviste fuori dalla nostra cucina, quando infine è stato necessario spostare i festeggiamenti all’interno e con estrema velocità, abbiamo adattato il nostro servizio. Fortunatamente, il team ha saputo reagire tempestivamente e tutto è andato al meglio, ma la versatilità e il saper trovare una soluzione all’istante sono la chiave per riuscire a sorpassare qualsiasi possibile ostacolo.